By Em um ambiente cada vez mais competitivo, usar as ferramentas certas pode ser um fator decisivo para o sucesso das instituições de ensino superior (IES). Nesse sentido, a automatização de processos é uma poderosa aliada para a atração de novos alunos.
É como se você quisesse comprar uma roupa pela internet. Se o site da loja não oferece respostas rápidas e há muitos obstáculos para finalizar a compra, você simplesmente abandona o carrinho.
Não é diferente quando falamos de serviços educacionais. Quanto mais rápidos forem os processos para a inscrição e a matrícula, menos candidatos vão se “perder pelo caminho”.
Quando usar a automatização?
A automatização de processos pode acontecer logo após o primeiro contato do estudante com instituição. Ou seja, quando ele entra no site, escolhe o curso e faz a inscrição.
“Aí, ele entra no funil do processo seletivo. Então, as próximas etapas precisam ser automatizadas”, afirma CEO do Saber em Rede, Laila Martins.
A partir daí, ele vai receber uma série de e-mails via CRM (sigla em inglês para Customer Relationship Management) – um conjunto de práticas, estratégias de negócio e tecnologias focadas no relacionamento com o cliente. É o que vai conduzir o candidato no processo seletivo.
Essas comunicações falam sobre como realizar o vestibular, quais documentos entregar para a matrícula, meios de pagamentos, entre outros pontos importantes.
Em uma trilha automatizada, todos esses processos, incluindo a prova para ingresso e a efetivação da matrícula, podem ser feitos de forma fácil, rápida, conectada e totalmente online.
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Agilidade nos processos
Ninguém gosta de esperar. Além disso, acabou o tempo em que era necessário esperar dias ou até semanas para obter o resultado do vestibular.
Os alunos têm pressa – e as instituições também. Por isso, os processos automatizados são tão importantes.
“Hoje existe uma demanda muito grande por vestibular online em função da pandemia. Se você não tem um processo automatizado, você perde muitos prospects para a concorrência. Assim, automatização agrega rapidez e eficiência à captação de alunos”, afirma Martins.
Ao mesmo tempo, usar a tecnologia ajuda a compilar dados claros sobre a jornada do cliente, ajudando a entender porque uma pessoa desiste do processo de seleção e em que momento isso aconteceu.
Essas informações são cruciais para pensar as estratégias mercadológicas de qualquer instituição.
Principais benefícios
Entre os benefícios da automatização de processos, estão a maior conversão de matrículas e a rapidez no atendimento. “Isso faz com que o aluno já ingresse na instituição satisfeito, com uma visão positiva da marca”, aponta Martins.
Com os softwares de gestão certos, é possível visualizar todas as etapas pelas quais o candidato passa no seu relacionamento com a IES.
A integração no atendimento com base em dados fornecidos pelos candidatos pode acontecer via Whatsapp. Assim, os ingressantes podem ser atendidos por uma equipe especializada com agilidade.
Além disso, a automatização é relevante para as equipes de marketing e vendas, pois libera o capital humano desses setores para focar nas demandas estratégicas.
“Quanto mais tecnologia você coloca no processo, mais permite que seu time atue de forma inteligente”, pontua Martins.
Cuidados
Um processo de captação de alunos envolve diversas ferramentas. É preciso que elas estejam profundamente integradas para de fato oferecerem eficiência.
A captação é um os principais pilares da instituição. É a porta de entrada dos novos estudantes. “Se logo de cara o estudante perceber que os processos são burocráticos e demorados, que há desencontro de informação, qual é a imagem que a IES vai passar?”, questiona Martins.
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