Como as IES devem se preparar para a digitalização do acervo acadêmico

A Portaria 315 do MEC estabelece as normas para a migração do o acervo acadêmico para o meio digital, que deve ser realizada por todas as IES. Crédito: reprodução.

Por Carlos Alberto Ferraiuolo

Não importa o número de alunos, quantos cursos de graduação são oferecidos, se as aulas são presenciais ou a distância. Até abril de 2020, as instituições de ensino superior (IES) deverão digitalizar todos os seus acervos acadêmicos (qualquer documento que tenha sido produzido ou recebido por instituições privadas ou públicas).

E o volume de arquivos (documentos financeiros, trabalhos acadêmicos, diplomas, entre outros) que devem ser armazenados e controlados não param de aumentar.

De acordo com o Inep (Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas), entre 2006 e 2016 houve um aumento de 62,8% no número de ingressantes em cursos de graduação no Brasil. Rubens Oliveira Martins, chefe de gabinete da Secretaria de Regulação e Supervisão da Educação Superior do Ministério da Educação (MEC), ressalta que, atualmente, somente na educação superior ainda são emitidos mais de um milhão de diplomas em papel.

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Não cumprir as regras da Portaria 315 do MEC, de abril de 2018, que estabelece as normas para a migração obrigatória de todo o acervo acadêmico para o meio digital, pode levar as instituições a serem acusadas de irregularidade administrativa, sendo passíveis dos efeitos da legislação civil e penal.

Como atender aos requisitos da nova legislação

Desenvolver um programa de digitalização do acervo acadêmico e implantar um sistema de gestão documental faz parte do core de uma instituição de ensino superior? Não.

A melhor estratégia para atender aos requisitos da Portaria 315, então, é buscar ferramentas disponíveis no mercado, firmando parceria com uma empresa com experiência global e profissionais com amplo conhecimento do setor, que entendam os processos internos e obrigatoriedades legais.

Como o volume de documentos a serem migrados para o digital é muito alto, o projeto de digitalização do acervo acadêmico e de gestão documental pode se transformar em um grande desafio. Ou em uma vantagem competitiva.

A meta deve ser integrar dados, informações e arquivos distribuídos em todos os sistemas acadêmicos e no portal de alunos, com regras de indexação que possibilitem a fácil recuperação e de acesso robustas que garantam a segurança da informação.

Além de atender aos requisitos da Portaria 315, a integração e indexação oferecem uma visibilidade capaz de transformar dados em insights e, assim, gerar inteligência de mercado.

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O que esperar de um sistema de gestão documental

Segundo Carla Floriana Martins, MBA em Gestão Educacional, um eficiente sistema de gestão documental deve oferecer a capacidade de implantar um Repositório Institucional (RI) com as seguintes características:

• oferecer em uma única interface o melhor da produção acadêmica da IES, proporcionando à comunidade científica material digital produzido localmente;
• possuir alto desempenho, agilidade e produtividade para atender em tempo hábil às solicitações científicas e administrativas determinadas pelo MEC;
• ser mais que uma ferramenta de armazenamento. É necessário estar adequada e adaptada para receber materiais digitais e promover estudos gráficos e bibliométricos que ajudem e auxiliem o gestor e o pesquisador em sua tomada de decisão;
• possuir uma interface intuitiva e limpa, com fácil visualização e leitura das informações apresentadas durante a navegação;
• navegar via lista de autores permitindo aos pesquisadores ter acesso rápido à produção institucional e científica em qualquer nível de controle de autoridade: autor, coautor, orientador, normalizador, entre outros;
• permitir buscas específicas que facilitam e valorizam o entendimento do avaliador do MEC durante as visitas de verificação na IES;
• utilizar algoritmos modernos, tais como “ferramentas de descoberta”, capazes de gerar interrelações robustas a partir do uso do repositório.

Além disso, o sistema deve permitir o uso de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

Como se vê, a digitalização do acervo acadêmico é um caminho sem volta. Resta saber como estará essa estrada: bem pavimentada, por onde “trafega” um projeto eficiente, ou repleta de buracos. Só depende de você.

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Sobre o autor

Carlos Alberto Ferraiuolo é diretor de tecnologia e inovação da Access, empresa de gestão de documentos e informações.